Jak wyposażyć biuro? Kompletna lista artykułów biurowych
Dobrze wyposażone biuro nie musi oznaczać kupowania wszystkiego naraz. Najlepszy efekt daje podział zakupów na produkty podstawowe, materiały zużywalne, wyposażenie wspólne oraz zapas awaryjny. Dzięki temu pracownicy mają pod ręką potrzebne akcesoria, a firma nie zamraża pieniędzy w przypadkowych produktach.
Na start przygotuj artykuły do pisania, papier, teczki i segregatory, zszywacze, dziurkacze, nożyczki, taśmy, koperty, kosze oraz podstawowe urządzenia. Następnie dopasuj ilości do liczby pracowników i średniego miesięcznego zużycia.
Podstawowe artykuły do pisania
Każde stanowisko powinno mieć co najmniej długopis, ołówek, gumkę, zakreślacz i marker do trwałego opisywania. W działach, w których dużo podpisuje się dokumentów, warto rozdzielić długopisy codzienne od modeli przeznaczonych do podpisów.
Przy zakupach firmowych opłaca się ujednolicić kilka podstawowych modeli. Upraszcza to późniejsze zamawianie wkładów, ogranicza liczbę przypadkowych produktów i ułatwia kontrolowanie kosztów.
Papier i materiały do drukowania
Do codziennych dokumentów najczęściej wybiera się papier A4 80 g/m2. Do ofert, prezentacji i druku dwustronnego przydaje się papier 90 g/m2 lub papier premium. Osobno warto przechowywać etykiety, kolorowy papier i papiery specjalistyczne.
Zapas papieru powinien odpowiadać rzeczywistemu zużyciu. W większych biurach korzystniejsze są opakowania zbiorcze papieru, ale trzeba przechowywać je w suchym pomieszczeniu.
Archiwizacja i organizacja dokumentów
Podstawą są segregatory A4, koszulki, teczki, przekładki, pudełka archiwizacyjne oraz etykiety. Najlepiej ustalić jeden sposób opisywania grzbietów i stały system kolorów. Dokumenty bieżące powinny być oddzielone od materiałów przeznaczonych do archiwum.
W firmie warto wyznaczyć miejsce na dokumenty do podpisu, wysyłki, skanowania i zniszczenia. Prosty obieg ogranicza zagubienia oraz ryzyko pozostawiania danych w przypadkowych miejscach.
Akcesoria na każdym stanowisku
Na biurku zwykle potrzebne są zszywacz, rozszywacz, dziurkacz, nożyczki, taśma klejąca, karteczki samoprzylepne, linijka i pojemnik na przybory. Nie każdy pracownik potrzebuje jednak pełnego kompletu. Część rzadziej używanych akcesoriów może być wspólna dla całego pokoju.
Urządzenia i bezpieczeństwo dokumentów
W zależności od wielkości firmy potrzebne mogą być kalkulatory, laminatory, bindownice, niszczarki i urządzenia wielofunkcyjne. Przy wyborze niszczarki należy zwrócić uwagę na poziom bezpieczeństwa, liczbę kartek, pojemność kosza oraz czas ciągłej pracy.
Dokumenty z danymi klientów, pracowników lub kontrahentów nie powinny trafiać do zwykłego kosza. Dla małego zespołu zwykle wystarczy prawidłowo dobrana mała niszczarka biurowa.
Jak ustalić ilości i zapas?
Najpierw policz stanowiska, a później oddziel wyposażenie jednorazowe od materiałów zużywalnych. Długopisy, papier, koperty i koszulki wymagają regularnego uzupełniania. Dziurkacze, zszywacze czy nożyczki kupuje się znacznie rzadziej.
Dobrym rozwiązaniem jest zapas bezpieczeństwa wystarczający na kilka tygodni, ale bez nadmiernego magazynowania. Raz w miesiącu warto sprawdzić produkty zużywane najszybciej i skorygować minimalne stany.
Lista startowa dla małego biura
- długopisy, ołówki, zakreślacze i markery,
- papier A4 oraz podstawowe materiały do drukarki,
- segregatory, teczki, koszulki i przekładki,
- zszywacze, zszywki, dziurkacze i nożyczki,
- taśmy, kleje, karteczki i koperty,
- kosze na odpady i pojemniki na dokumenty,
- niszczarka dopasowana do rodzaju dokumentów.
Sprawdź ofertę A-Z Biuro
Przejdź do odpowiednich działów sklepu i porównaj dostępne rozwiązania.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie artykuły są niezbędne w małym biurze?
Na początek wystarczą artykuły do pisania, papier, segregatory i teczki, zszywacz, dziurkacz, nożyczki, taśma, koperty oraz podstawowa niszczarka.
Czy każdy pracownik powinien mieć własny komplet akcesoriów?
Podstawowe produkty tak, ale rzadziej używane urządzenia i większe akcesoria mogą być wspólne dla zespołu.
Jak często uzupełniać zapasy?
Najlepiej kontrolować je co miesiąc i ustalić minimalny stan dla papieru, długopisów, kopert, koszulek oraz innych szybko zużywanych produktów.
Jak ograniczyć koszty wyposażenia biura?
Ujednolić podstawowe modele, kupować opakowania zbiorcze tylko dla regularnie zużywanych produktów i unikać nadmiernego zapasu.
Czy potrzebna jest niszczarka?
Tak, gdy firma przetwarza dokumenty z danymi osobowymi, finansowymi lub innymi informacjami, których nie należy wyrzucać do zwykłego kosza.