Jak dobrać liczbę kubków, szklanek i talerzy do liczby pracowników?

Od czego zacząć liczenie liczby naczyń?

Najczęstszy błąd polega na użyciu liczby zatrudnionych jako jedynej podstawy. W firmie pracującej hybrydowo trzydzieści etatów nie oznacza trzydziestu osób przy ekspresie o tej samej porze. Z kolei w biurze z częstymi szkoleniami nawet niewielki stały zespół może regularnie potrzebować znacznie większej puli naczyń dla gości.

Najpierw ustal szczytową liczbę użytkowników: pracowników obecnych jednocześnie, gości oraz uczestników spotkań, które mogą odbywać się równolegle. Następnie sprawdź, czy jedna osoba używa jednego naczynia przez większość dnia, czy bierze kolejne kubki lub szklanki przy każdej przerwie. Ten drugi model szybciej opróżnia szafkę nawet wtedy, gdy liczba osób się nie zmienia.

Jeżeli dopiero urządzasz kuchnię i nie masz danych historycznych, zacznij od liczby osób, które realnie bywają w biurze jednocześnie. Po kilku tygodniach zapisz, kiedy brakuje czystych naczyń, ile sztuk pozostaje nieużywanych oraz ile razy w ciągu dnia uruchamiana jest zmywarka. Pierwsza korekta po realnym użytkowaniu jest bardziej wartościowa niż rozbudowane założenia wykonane przed uruchomieniem kuchni.

Kubki, szklanki i talerze — nie licz ich jednym sposobem

Każdy typ naczynia ma inny rytm użycia. Kubek do kawy może pozostawać na biurku przez kilka godzin. Szklanka do wody bywa odkładana szybciej albo używana tylko w sali konferencyjnej. Talerz może być potrzebny wyłącznie podczas wspólnego posiłku, szkolenia czy poczęstunku. Dlatego wspólny współczynnik dla całej zastawy zwykle prowadzi do nadmiaru jednej grupy i niedoboru innej.

Jeżeli pracownicy mają przypisane własne kubki, liczba dodatkowych kubków wspólnych może być mniejsza, ale nadal potrzebujesz puli dla nowych osób, gości i sytuacji awaryjnych. Gdy firma zapewnia całą zastawę wspólnie, rotacja jest większa i ważniejsza staje się organizacja odkładania brudnych naczyń oraz zmywania.

Jak uwzględnić zmywanie, suszenie i powrót naczyń do szafki?

Zmywarka zmniejsza potrzebę dużej liczby naczyń tylko wtedy, gdy pracuje wystarczająco często. Sama obecność urządzenia nie gwarantuje szybkiego obiegu. Jeżeli brudne naczynia zbierają się do końca dnia, poranna pula musi wystarczyć na większość dnia pracy. Jeżeli zmywanie odbywa się kilka razy w ciągu dnia, ta sama liczba sztuk może obsłużyć więcej kolejnych użytkowników.

W praktyce warto zmierzyć cały cykl: od odstawienia używanego naczynia do chwili, kiedy jest ponownie czyste, suche i dostępne. Wlicz do niego oczekiwanie na pełną zmywarkę, sam program, rozładunek oraz ewentualne pozostawienie naczyń do wyschnięcia. To właśnie ten czas decyduje, ile sztuk chwilowo wypada z obiegu.

Jak policzyć naczynia dla gości, szkoleń i kilku sal konferencyjnych?

Pula gościnna powinna być oddzielona od codziennej puli pracowniczej. Najpierw sprawdź pojemność sal i kalendarz spotkań. Jeżeli dwie sale mogą być pełne jednocześnie, potrzebujesz naczyń dla łącznej liczby uczestników obu spotkań, a nie tylko dla największej pojedynczej sali.

W przypadku szkoleń i wydarzeń licz osobno naczynia do napojów i do jedzenia. Nie każdy uczestnik potrzebuje talerza przez cały dzień, ale każdy może potrzebować kubka lub szklanki w tej samej przerwie. Jeśli firma regularnie korzysta z cateringu, ustal również, czy naczynia zapewnia dostawca. Pozwala to uniknąć kupowania zapasu, który przez większość roku nie jest używany.

Dobrym rozwiązaniem organizacyjnym jest przechowywanie niewielkiej puli gościnnej w jednym oznaczonym miejscu. Dzięki temu codzienna eksploatacja nie „zjada” kompletu przewidzianego na spotkanie. Przy większym wydarzeniu można z wyprzedzeniem sprawdzić stan i uzupełnić jedynie brakujący typ naczyń.

Kiedy utrzymywać zapas naczyń jednorazowych?

Naczynia jednorazowe mogą pełnić rolę uzupełniającą: przy wydarzeniach większych niż codzienna pojemność kuchni, w sytuacji awarii zmywarki lub wtedy, gdy serwis naczyń wielorazowych byłby organizacyjnie niepraktyczny. Nie ma jednak sensu utrzymywać dużego zapasu tylko dlatego, że opakowanie jest łatwe do przechowania. Zapas powinien odpowiadać realnym scenariuszom.

Przy zakupie naczyń przeznaczonych do żywności i napojów sprawdzaj informacje producenta oraz oznaczenia dotyczące zastosowania. Komisja Europejska zalicza m.in. naczynia kuchenne i stołowe do materiałów przeznaczonych do kontaktu z żywnością, które podlegają unijnym zasadom bezpieczeństwa. W przypadku wyrobów jednorazowych trzeba również uwzględniać aktualne wymagania dotyczące niektórych produktów z tworzyw sztucznych.

Jeżeli zapas jednorazowy ma być używany tylko awaryjnie, oznacz datę zakupu i zużywaj starsze opakowania jako pierwsze. Dla produktów bez daty przydatności nadal warto prowadzić prostą rotację magazynową, aby nie przechowywać opakowań przez wiele lat i nie tracić kontroli nad stanem.

Przykład: firma hybrydowa z salą spotkań

Załóżmy, że firma zatrudnia trzydzieści osób, ale zwykle w biurze przebywa jednocześnie osiemnaście. Sala konferencyjna mieści sześć osób, a goście pojawiają się kilka razy w tygodniu. W takim układzie trzydzieści etatów nie jest właściwą bazą dla codziennych naczyń. Lepszym punktem wyjścia jest liczba osób obecnych jednocześnie oraz osobna pula dla spotkania.

Jeżeli pracownicy piją kawę w kubkach, a wodę w szklankach, trzeba liczyć obie pule niezależnie. Gdy po przerwie większość kubków pozostaje na biurkach, zmywarka nie odzyska ich przed kolejnym użyciem. Szklanki mogą natomiast szybciej wracać z sali spotkań. W efekcie firma może potrzebować innego poziomu zapasu dla dwóch typów naczyń mimo tej samej liczby użytkowników.

To przykład sposobu myślenia, a nie gotowa tabela zakupowa. Po kilku tygodniach firma powinna porównać założenia z rzeczywistym stanem: liczbą braków w szczycie, częstotliwością mycia i liczbą nieużywanych sztuk. Dopiero wtedy warto zwiększać lub zmniejszać zamówienie.

Proces krok po kroku

1. 1
   Policz osoby obecne jednocześnie.

   Ustal typową i maksymalną frekwencję, a nie tylko liczbę zatrudnionych. Osobno zanotuj dni zespołowe i wydarzenia.

2. 2
   Rozdziel kubki, szklanki i talerze.

   Dla każdego typu zapisz, kiedy jest używany, przez jak długo pozostaje poza szafką i czy pracownicy korzystają z kolejnych sztuk w ciągu dnia.

3. 3
   Sprawdź obieg zmywania.

   Zmierz czas od odstawienia brudnego naczynia do jego ponownej dostępności. Uwzględnij oczekiwanie, mycie, suszenie i rozładunek.

4. 4
   Dodaj osobną pulę gościnną.

   Uwzględnij liczbę równoległych spotkań, pojemność sal i sposób serwowania napojów oraz poczęstunku.

5. 5
   Ustal zapas jednorazowy tylko dla konkretnych scenariuszy.

   Powiąż go z wydarzeniami, awariami i okresami większego ruchu. Nie kupuj dużego zapasu bez historii zużycia.

6. 6
   Sprawdź wynik po kilku tygodniach.

   Notuj braki i nadwyżki. Jeżeli naczynia stale zalegają w szafce, ogranicz kolejne zakupy; jeżeli brakuje ich w powtarzalnym scenariuszu, zwiększ właściwą grupę.

Najczęstsze błędy przy planowaniu liczby naczyń

• Liczenie wyłącznie etatów. Nie uwzględnia pracy hybrydowej ani zmiennej obecności.
• Jeden mnożnik dla wszystkich naczyń. Kubki, szklanki i talerze mają inny rytm użytkowania.
• Pomijanie zmywania. Naczynie w zmywarce jest chwilowo niedostępne, więc liczy się czas całego obiegu.
• Brak osobnej puli na spotkania. Codzienne zużycie pracowników może uszczuplić komplet potrzebny dla gości.
• Kupowanie „na zapas” bez pomiaru. Nadmiar zajmuje miejsce i utrudnia kontrolę magazynu.
• Mieszanie kilku pojemności bez potrzeby. Więcej wariantów oznacza więcej pozycji do uzupełniania; każdy rozmiar powinien mieć konkretne zastosowanie.
• Brak sprawdzenia przeznaczenia produktu. Naczynia do napojów i żywności powinny być używane zgodnie z informacją producenta i właściwymi oznaczeniami.

Checklista przed zakupem

Produkty polecane

Poniższe grupy pomagają rozdzielić wyposażenie stałe od zapasu jednorazowego oraz dobrać pojemności do różnych sytuacji. Przy planowaniu liczby sztuk najpierw określ sposób użycia, a następnie zamawiaj pełne opakowania zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem.

Kubki i szklanki wielorazowe do codziennego użytku

Przy stałej kuchni firmowej podstawą może być zestaw naczyń wielorazowych. Porównuj przede wszystkim pojemność i sposób użycia w zespole; liczbę sztuk ustal na podstawie jednoczesnej obecności oraz czasu, przez który część naczyń pozostaje w użyciu albo w zmywaniu.

Kubek ceramiczny 360ml czerwony standard + grawer

Zobacz produkt

Kubek ceramiczny premium 325 ml czarny/pomarańczowy z grawerem

Zobacz produkt

Szklanka wysoka 360ml z grawerem

Zobacz produkt

Kubki papierowe 250 ml do spotkań i zapasu awaryjnego

Pojemność 250 ml jest często wybierana do napojów serwowanych podczas spotkań. Różnice między poniższymi pozycjami dotyczą m.in. wielkości opakowania i oznaczeń w nazwie produktu, dlatego zapas warto liczyć w sztukach, a zamówienie w pełnych opakowaniach.

Kubek papierowy biały 250 ml 100 sztuk SUP

Zobacz produkt

Kubek papierowy biały bez nadruku 250 ml 50 szt.

Zobacz produkt

Kubek papierowy coffee to go Clarina 250ml SUP 50 szt.

Zobacz produkt

Większe kubki papierowe do napojów o większej objętości

Jeżeli w firmie używa się większych porcji napojów, oddziel ich zapas od standardowych kubków. Dzięki temu nie trzeba utrzymywać jednej, nadmiernie dużej puli wszystkich rozmiarów; zamawia się tyle, ile rzeczywiście zużywa dany typ spotkań lub stanowisk.

Kubek papierowy Clarina 350ml 50 szt.

Zobacz produkt

Kubek papierowy Clarina 420ml 50 szt.

Zobacz produkt

Kubek papierowy biały 450ml Piknik 6 szt. SUP

Zobacz produkt

Talerze do firmowego poczęstunku i spotkań

Talerze są potrzebne głównie wtedy, gdy firma regularnie podaje posiłki, ciasto lub przekąski. Przy wyborze porównaj rozmiar, liczbę sztuk w opakowaniu i materiał wskazany w nazwie produktu, a zapas powiąż z rzeczywistą liczbą spotkań, nie z samą liczbą etatów.

Talerz kwadratowy duży 26x26cm Clarina 50 szt.

Zobacz produkt

Talerz papierowy 23cm kraft Clarina 50 szt.

Zobacz produkt

Talerz z trzciny cukrowej okrągły duży 23cm Piknik 6 szt.

Zobacz produkt

FAQ

Powiązane poradniki

• Jak wyposażyć kuchnię firmową dla małego i dużego zespołu?
• Ile miejsca przeznaczyć na miesięczny zapas?
• Co kupić do obsługi gości i spotkań biznesowych?
• Jak ograniczyć zużycie jednorazowych kubków i mieszadełek?

Źródła

• Komisja Europejska — Food Contact Materials — informacje o materiałach i wyrobach przeznaczonych do kontaktu z żywnością, w tym naczyniach kuchennych i stołowych.
• Komisja Europejska — legislation on Food Contact Materials — ogólne zasady bezpieczeństwa i oznakowania materiałów przeznaczonych do kontaktu z żywnością.
• Komisja Europejska — Single-use plastics — aktualne informacje o unijnych wymaganiach dotyczących wybranych jednorazowych produktów z tworzyw sztucznych.

Do wyliczenia liczby naczyń nie ma jednego uniwersalnego mnożnika dla wszystkich firm. Ostateczną liczbę należy skorygować na podstawie własnej frekwencji, liczby spotkań, czasu obiegu naczyń i rzeczywistego zużycia.