Co sprawdzać podczas corocznego przeglądu archiwum?

Podczas corocznego przeglądu archiwum trzeba sprawdzić nie tylko porządek na regałach, lecz przede wszystkim kompletność dokumentacji, zgodność oznaczeń z ewidencją, terminy przechowywania, historię wypożyczeń, ograniczenia dostępu oraz stan pudeł, teczek i samych akt. Dokumenty, których okres przechowywania mógł upłynąć, należy wydzielić do osobnej weryfikacji, ale nie wolno ich niszczyć automatycznie na podstawie samego roku widocznego na etykiecie.

Od czego zacząć coroczny przegląd archiwum?

Przeglądu nie warto rozpoczynać od przekładania pudeł ani od wybierania dokumentów wyglądających na najstarsze. Pierwszym krokiem powinno być ustalenie zakresu kontroli: jakie pomieszczenia, regały, działy, roczniki i rodzaje dokumentacji zostaną sprawdzone oraz z jaką ewidencją należy je porównać.

W małej firmie przegląd może objąć całe archiwum podczas jednego cyklu. W większej organizacji praktyczniejsze jest podzielenie pracy na sektory, na przykład według komórek organizacyjnych, rodzajów spraw albo przedziałów lat. Podział powinien jednak pozwalać na potwierdzenie, że żadna część zasobu nie została pominięta.

Przed wejściem między regały przygotuj aktualny spis zdawczo-odbiorczy, rejestr teczek lub inną ewidencję używaną w organizacji, wykaz wypożyczeń, wewnętrzne zasady dostępu oraz zestawienie kategorii dokumentacji i obowiązujących ją okresów przechowywania. Jeżeli firma nie ma jednego wykazu, należy zebrać informacje od księgowości, kadr, administracji, działu prawnego i właścicieli procesów biznesowych.

Sam fakt, że dokument znajduje się w archiwum od wielu lat, nie przesądza o możliwości jego usunięcia. Okresy przechowywania zależą od rodzaju akt, daty powstania, przepisów szczególnych oraz zdarzeń wpływających na dalszą przydatność dokumentacji. Przykładowo dokumentacja pracownicza może podlegać różnym okresom przechowywania w zależności od daty zatrudnienia i spełnienia dodatkowych warunków. Dlatego przegląd powinien służyć wytypowaniu materiałów do decyzji, a nie podejmowaniu jej bez sprawdzenia podstawy.

Jakie elementy archiwum trzeba skontrolować?

Pełny przegląd obejmuje trzy warstwy: zawartość archiwum, sposób zarządzania dokumentami oraz warunki ich przechowywania. Pominięcie którejkolwiek z nich może prowadzić do sytuacji, w której pudełka są równo ustawione, ale ewidencja nie zgadza się ze stanem faktycznym albo nieuprawnione osoby mają dostęp do poufnych akt.

Jak porównać ewidencję ze stanem faktycznym?

Kontrolę najlepiej prowadzić regał po regale, oznaczając każdą sprawdzoną lokalizację. Dwie osoby mogą podzielić zadania: jedna odczytuje oznaczenia jednostki archiwalnej, a druga porównuje je z rejestrem i zapisuje rozbieżności. Przy mniejszym zasobie wystarczy jedna osoba, pod warunkiem stosowania listy kontrolnej i konsekwentnego oznaczania zakończonych sektorów.

Dla każdego pudełka, segregatora lub teczki sprawdź identyfikator, nazwę komórki organizacyjnej, rodzaj dokumentacji, zakres dat, numer spisu albo sprawy, kategorię archiwalną lub przyjęty okres przechowywania oraz lokalizację. Opis powinien pozwalać odnaleźć dokument bez otwierania wielu podobnych opakowań.

Jeżeli etykieta nie odpowiada zawartości, nie poprawiaj jej wyłącznie na podstawie pierwszej kartki. Najpierw przejrzyj całą jednostkę i ustal, czy problemem jest błędny opis, dołożenie obcych dokumentów, połączenie kilku spraw czy niewłaściwe odłożenie teczki. Dokumenty wyjęte do wyjaśnienia umieść w oznaczonym pojemniku roboczym, aby nie pomieszały się z aktami już sprawdzonymi.

Każdy brak należy potraktować jako zdarzenie wymagające wyjaśnienia. Sprawdź rejestr wypożyczeń, zapytaj komórkę, która ostatnio korzystała z akt, i skontroluj miejsca przejściowego przechowywania. Nie usuwaj pozycji z ewidencji tylko dlatego, że nie odnaleziono jej podczas pierwszego obchodu.

Jak sprawdzać okresy przechowywania dokumentów?

Weryfikację terminów przeprowadzaj według rodzaju dokumentacji, a nie według wyglądu teczki czy samego rocznika. Jeżeli jedna jednostka zawiera materiały o różnych zasadach przechowywania, najpierw ustal ich klasyfikację, pochodzenie, przynależność do spraw oraz zasady organizacji dokumentacji obowiązujące w danym podmiocie. Należy zachować integralność sprawy i kontekst jednostki dokumentacyjnej. Fizyczne rozdzielenie dokumentów jest właściwe tylko wtedy, gdy pozwala na to obowiązująca instrukcja lub procedura i można je wykonać bez naruszenia układu, kompletności oraz kontekstu akt. Jeżeli rozdzielenie nie jest dopuszczalne albo nie można bezpiecznie przypisać poszczególnych dokumentów do odrębnych kategorii, dalszy okres przechowywania całej jednostki powinien ustalić zgodnie z procedurą pracownik odpowiedzialny za retencję, w razie potrzeby po konsultacji z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Dla każdej grupy akt ustal podstawę okresu przechowywania, sposób liczenia terminu oraz zdarzenie, od którego termin biegnie. Nie zawsze będzie nim dzień wystawienia dokumentu. Znaczenie może mieć między innymi zakończenie zatrudnienia, zamknięcie sprawy, wykonanie umowy, zakończenie projektu albo koniec właściwego roku kalendarzowego.

Oddziel dokumenty, których termin z pewnością jeszcze nie upłynął, od tych, które wymagają oceny. Wydzielenie nie oznacza zgody na zniszczenie. Przed podjęciem decyzji trzeba uwzględnić toczące się postępowania, kontrole, reklamacje, spory i potrzebę zabezpieczenia roszczeń. Okoliczności te mogą uzasadniać wstrzymanie usunięcia tylko po udokumentowanej ocenie właściwej dla rodzaju dokumentów, celu i podstawy dalszego przechowywania. Sama wewnętrzna użyteczność lub wygoda organizacji nie stanowi wystarczającego uzasadnienia dalszego przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe. Akta związane z niezakończoną sprawą mogą pozostać potrzebne, jeżeli ich dalsze przechowywanie ma określony cel i właściwą podstawę potwierdzone w ramach takiej oceny.

W jednostkach objętych przepisami archiwalnymi brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przebiega według określonej procedury, a w przypadkach wskazanych przepisami wymaga zgody właściwego archiwum państwowego. Nie należy przenosić tej procedury automatycznie na każdą prywatną firmę, ale warto wykorzystać jej podstawową zasadę: dokumentacja przeznaczona do usunięcia powinna być najpierw opisana, zweryfikowana i zatwierdzona przez uprawnioną osobę.

Co sprawdzić w pudełkach, teczkach i dokumentach?

Opakowanie archiwizacyjne ma ułatwiać identyfikację zawartości i ograniczać jej uszkodzenie podczas przechowywania oraz przenoszenia. Podczas przeglądu oceń, czy pudła nie są przeciążone, zdeformowane, rozerwane albo ustawione w sposób utrudniający bezpieczne wyjęcie. Zbyt mocno wypełnione opakowanie może uszkadzać krawędzie dokumentów i zwiększać ryzyko rozsypania zawartości.

Wymiany wymagają opakowania zawilgocone, zabrudzone, niestabilne lub pozbawione czytelnego opisu. Dokumenty przenoś partiami, zachowując ich dotychczasowy układ. Nową etykietę uzupełnij przed odłożeniem pudła na regał i od razu zaktualizuj lokalizację w ewidencji.

Wewnątrz jednostek sprawdź, czy dokumenty nie są pomieszane, odwrócone, przypadkowo zszyte z inną sprawą albo pozostawione w luźnych stosach. Do grupowania można wykorzystać odpowiednio opisane teczki, koszulki lub klipsy archiwizacyjne, ale materiały pomocnicze nie mogą zasłaniać informacji potrzebnych do identyfikacji akt. Nie umieszczaj dokumentacji w przypadkowych opakowaniach bez oznaczeń.

Ślady wilgoci, pleśni, owadów, intensywny zapach lub sklejone arkusze wymagają odizolowania materiałów od pozostałego zasobu. Takich dokumentów nie należy samodzielnie intensywnie czyścić ani suszyć bez rozpoznania problemu, ponieważ niewłaściwe działanie może pogłębić uszkodzenia i roznieść zanieczyszczenie.

Jak ocenić warunki i bezpieczeństwo archiwum?

Przegląd powinien objąć całe pomieszczenie, a nie wyłącznie dokumenty. Sprawdź stabilność regałów, drożność przejść, stan drzwi i zamków, czystość, wentylację oraz widoczne elementy instalacji wodnej, kanalizacyjnej, grzewczej i elektrycznej. Akta nie powinny stać bezpośrednio na podłodze ani w miejscach narażonych na zalanie, silne nasłonecznienie lub kontakt ze źródłem ciepła.

Zwróć uwagę na nagłe zmiany warunków: zaparowane powierzchnie, wilgotne ściany, zacieki, przegrzewanie pomieszczenia albo długotrwale zamknięte kratki wentylacyjne. Jeżeli organizacja prowadzi pomiary temperatury lub wilgotności, przejrzyj zapisy i sprawdź, czy nietypowe wartości zostały wyjaśnione. Pojedynczy odczyt nie pokazuje całej sytuacji, dlatego ważniejsza jest obserwacja zmian w czasie.

Lista osób mających dostęp do archiwum powinna odpowiadać aktualnej strukturze organizacyjnej. Usuń uprawnienia byłych pracowników i osób, które zmieniły zakres obowiązków. Sprawdź również obieg kluczy, kodów lub kart dostępu oraz to, czy pobieranie dokumentów jest rejestrowane. Szczególnej kontroli wymagają akta kadrowe, finansowe, medyczne, prawne oraz inne dokumenty zawierające poufne informacje lub dane osobowe.

Coroczny przegląd archiwum krok po kroku

1. Wyznacz zakres i odpowiedzialność. Ustal pomieszczenia, sektory, rodzaje dokumentacji, termin przeglądu oraz osobę zatwierdzającą wyniki.
2. Zbierz ewidencję i zasady retencji. Przygotuj spisy, rejestry wypożyczeń, wykazy akt, procedury i informacje od właścicieli procesów.
3. Podziel archiwum na sektory. Nadaj im kolejność kontroli i oznacz sposób potwierdzania zakończenia każdego fragmentu.
4. Porównaj jednostki z ewidencją. Sprawdź identyfikatory, opisy, roczniki, zawartość i lokalizacje.
5. Wyjaśnij braki i nadwyżki. Zweryfikuj wypożyczenia, dokumenty odłożone poza miejscem oraz teczki niewpisane do rejestru.
6. Oceń terminy przechowywania. Utwórz osobną listę akt wymagających dalszej analizy, bez pochopnego niszczenia.
7. Sprawdź stan fizyczny i warunki. Zanotuj uszkodzenia opakowań, dokumentów, regałów i pomieszczenia.
8. Uporządkuj działania następcze. Rozdziel materiały do ponownego opisania, przepakowania, zwrotu, konsultacji i przygotowania do formalnego wycofania.
9. Zamknij przegląd protokołem. Zapisz ustalenia, decyzje, osoby odpowiedzialne, terminy napraw oraz datę kontroli wykonania zaleceń.

W czasie pracy warto używać wyraźnie opisanych pojemników roboczych. Oddziel dokumenty przeznaczone do dalszego przechowywania, materiały wymagające weryfikacji, akta do zwrotu innemu działowi oraz dokumentację oczekującą na zatwierdzoną procedurę wycofania. Kategorie te nie powinny być ze sobą mieszane.

Najczęstsze błędy podczas przeglądu archiwum

Usuwanie dokumentów wyłącznie na podstawie daty

Rok na etykiecie nie informuje samodzielnie, kiedy kończy się obowiązek przechowywania. Trzeba znać rodzaj dokumentacji, sposób liczenia terminu i stan sprawy.

Stosowanie jednego terminu do wszystkich akt

Dokumentacja kadrowa, księgowa, umowna, techniczna i projektowa może podlegać odmiennym zasadom. Wspólne pudło nie ujednolica tych wymagań.

Poprawianie porządku bez aktualizacji ewidencji

Przeniesienie teczki na inny regał bez zapisania nowej lokalizacji powoduje, że kolejna osoba uzna ją za zaginioną. Każda zmiana miejsca lub oznaczenia powinna zostać odnotowana.

Brak wydzielonej strefy roboczej

Dokumenty wymagające różnych działań łatwo pomieszać, jeżeli trafiają do jednego stosu. Osobne, czytelnie opisane pojemniki ograniczają ryzyko błędnego odłożenia lub przedwczesnego zniszczenia.

Kontrola pudeł bez sprawdzania dostępu

Nawet wzorowo opisane archiwum nie jest bezpieczne, jeżeli klucze są dostępne bez kontroli, wypożyczenia nie są rejestrowane albo uprawnienia nie zostały odebrane po zmianie stanowiska.

Brak sprawdzenia wykonania zaleceń

Lista usterek nie kończy przeglądu. Każde działanie powinno mieć właściciela i termin, a najważniejsze poprawki należy skontrolować po ich zadeklarowanym zakończeniu.

Checklista corocznego przeglądu archiwum

• Czy wszystkie regały, szafy i miejsca przejściowego przechowywania zostały objęte kontrolą?
• Czy każda jednostka archiwalna ma czytelne i jednoznaczne oznaczenie?
• Czy opisy pudeł i teczek odpowiadają ich rzeczywistej zawartości?
• Czy lokalizacje w ewidencji są zgodne ze stanem faktycznym?
• Czy wyjaśniono brakujące teczki oraz pozycje niewpisane do rejestru?
• Czy sprawdzono terminowość zwrotu wypożyczonych dokumentów?
• Czy okresy przechowywania zweryfikowano osobno dla poszczególnych rodzajów akt?
• Czy dokumenty związane z trwającymi sporami, kontrolami i postępowaniami zostały zabezpieczone przed wycofaniem?
• Czy materiały do dalszej analizy są oddzielone od akt przeznaczonych do przechowywania?
• Czy uszkodzone pudła i teczki zostały wskazane do wymiany?
• Czy nie występują ślady wilgoci, pleśni, szkodników lub zalania?
• Czy regały są stabilne, a przejścia pozostają drożne?
• Czy dokumenty nie stoją na podłodze, przy źródłach wody albo ciepła?
• Czy lista osób uprawnionych do wejścia i pobierania akt jest aktualna?
• Czy klucze, kody i karty dostępu pozostają pod kontrolą?
• Czy wyniki przeglądu zostały zapisane wraz z terminami i osobami odpowiedzialnymi?

Jakich materiałów potrzeba po zakończeniu przeglądu?

Zakupy najlepiej zaplanować po wstępnej ocenie zasobu, gdy wiadomo już, ile dokumentów pozostanie w archiwum, ile opakowań wymaga wymiany i ile teczek trzeba ponownie oznaczyć. Kupowanie pudeł przed przeglądem może prowadzić do wyboru niewłaściwych rozmiarów albo zgromadzenia nadmiernego zapasu.

Pudła archiwizacyjne przydadzą się do dokumentów zakwalifikowanych do dalszego przechowywania. Ich wielkość należy dopasować do formatu i objętości akt, tak aby opakowanie można było zamknąć bez zgniatania zawartości. Nie należy przepełniać pudeł ani tworzyć jednostek, których bezpieczne zdjęcie z regału wymaga nadmiernego wysiłku.

Klipsy, koszulki i inne akcesoria do grupowania pomagają utrzymać razem mniejsze partie dokumentów, rozdzielić lata albo uporządkować dokumentację według spraw. Nie zastępują jednak prawidłowej klasyfikacji i opisu. Jeżeli jeden komplet obejmuje kilka rodzajów akt, każda część powinna pozostać rozpoznawalna.

Koszulki, klipsy, etykiety i pojemniki mogą być przydatne podczas tymczasowej pracy porządkowej, ale nie są automatycznie odpowiednie do długotrwałego przechowywania każdego rodzaju akt. W przypadku dokumentacji przechowywanej wieloletnio lub podlegającej szczególnym zasadom materiały opakowaniowe, elementy mocujące i sposób znakowania należy dobierać zgodnie z obowiązującą instrukcją oraz wymaganiami właściwymi dla danego zasobu.

Etykiety wykorzystaj do ujednolicenia oznaczeń pudeł, teczek i grzbietów segregatorów. Wzór opisu powinien być taki sam w całym archiwum i zawierać tylko informacje rzeczywiście stosowane w ewidencji. Nadmiar skrótów, kolorów i symboli może utrudniać pracę osobom, które nie uczestniczyły w tworzeniu systemu.

Pojemniki na dokumenty są szczególnie użyteczne w strefie roboczej. Pozwalają rozdzielić akta do ponownej weryfikacji, zwrotu właściwemu działowi, uzupełnienia opisu albo dalszej procedury wycofania. Każdy pojemnik powinien mieć jednoznaczną nazwę działania, a nie ogólną etykietę typu „do zrobienia”.

Powiązane poradniki

• Jak zorganizować archiwum firmowe
• Jak wybrać układ dokumentów w archiwum
• Jak dobrać koszulki do przechowywanych dokumentów
• Jak wybrać niszczarkę do małego biura

Produkty polecane

Przechowywanie dokumentów przeznaczonych do dalszej archiwizacji

Pudła archiwizacyjne pomagają ponownie uporządkować dokumenty, które po corocznym przeglądzie nadal wymagają przechowywania. Dobierz rozmiar do objętości akt i opisz zawartość przed odstawieniem na miejsce.

Pudło archiwizacyjne otwierane z góry, biały - pojemnik do archiwizacji zbiorczy

Symbol: 03024

Zobacz produkt

Pudełka archiwizacyjne boxy 100 mm, pojemność 1000 kartek, biały - pojemnik do archiwizacji

Symbol: 672

Zobacz produkt

Pudło archiwizacyjne Q-Connect, karton, A4/100mm, zielone

Symbol: 054674

Zobacz produkt

Porządkowanie i grupowanie dokumentów

Akcesoria do grupowania ułatwiają rozdzielenie dokumentów według roku, działu, rodzaju sprawy lub okresu przechowywania. Klipsy archiwizacyjne pozwalają utrzymać razem wybrane partie akt, a koszulki chronią pojedyncze dokumenty i mniejsze zestawy.

Klipsy archiwizacyjne spinacz rado-trik proclip z rączką 50 sztuk Fellowes

Symbol: 027322

Zobacz produkt

Klipsy archiwizacyjne Office Products, 50szt., białe

Symbol: 123557

Zobacz produkt

Koszulki na dokumenty Donau pp, A4, krystal, 40 mic, kolorowy brzeg - mix kolorów, 25 sztuk z koloru (mix w kartonie)

Symbol: 054462

Zobacz produkt

Opisywanie pudeł, teczek i zawartości archiwum

Czytelne oznaczenia przyspieszają późniejsze odnajdywanie dokumentów i ułatwiają kontrolę kompletności archiwum. Etykiety można wykorzystać do opisania pudeł, grzbietów segregatorów oraz poszczególnych kategorii akt.

Mini etykiety w arkuszach do opisywania ręcznego 29 x 18 mm, trwałe

Symbol: 3074ZF

Zobacz produkt

Etykiety grzbietowe do segregatorów Esselte 50 mm, biały 10 szt.

Symbol: 031689

Zobacz produkt

Etykiety samoprzylepne do segregatora Apli, 61x190mm, 100 sztuk, białe

Symbol: 054286

Zobacz produkt

Segregowanie dokumentów do dalszej obsługi lub wycofania

Pojemniki na dokumenty pomagają rozdzielić akta wymagające dalszej weryfikacji, przekazania do innego działu albo przygotowania do wycofania. Warto oznaczyć każdą kategorię i nie mieszać dokumentów przeznaczonych do różnych działań.

Pojemnik na dokumenty Office Products, ażurowy, A4/70mm, czarny

Symbol: 054645

Zobacz produkt

Eagle naścienny pojemnik na dokumenty czarny

Symbol: 024503

Zobacz produkt

Sorter na dokumenty 6 półek Q-Connect office set

Symbol: K1617

Zobacz produkt

Po czym poznać, że przegląd archiwum został zakończony prawidłowo?

Przegląd można uznać za zakończony dopiero wtedy, gdy stan dokumentów zgadza się z ewidencją, wszystkie braki i wypożyczenia zostały wyjaśnione, terminy przechowywania zweryfikowano według rodzaju akt, a dokumentacja do dalszej analizy jest wyraźnie oddzielona od pozostałego zasobu. Równie ważne są aktualne uprawnienia dostępu, bezpieczne warunki w pomieszczeniu oraz zapisane działania naprawcze.

Nie próbuj porządkować całego archiwum przez zastosowanie jednej daty usunięcia lub jednego typu opakowania. Najpierw sklasyfikuj dokumenty i ustal ich dalszy los, a dopiero później dobierz pudła, materiały do grupowania, etykiety i pojemniki robocze. Dzięki temu zakupy odpowiadają rzeczywistej objętości zasobu, a nowy porządek pozostaje zgodny z ewidencją.