Poradnik
Jak ułożyć dokumenty w archiwum, aby można je było szybko odnaleźć?
Pokażemy, jak ułożyć dokumenty według działów, lat i spraw, aby skrócić szukanie akt i ograniczyć pomyłki przy odkładaniu.
Porządek w firmowych aktach
Archiwizacja dokumentów - uporządkuj i chroń akta | Sprawdź
Pomagamy dobrać pudła, teczki, etykiety i zasady opisu tak, aby dokumenty były łatwe do odnalezienia, bezpieczne i dobrze policzone.
Najważniejsze obszary wyboru
- pudła archiwizacyjne
- etykiety archiwum
- układ regałów
- kontrola wypożyczeń
Praktyczna pomoc przed zakupem
Tematy, które pomogą uporządkować archiwum
Kolejne poradniki pomogą dobrać pudła, teczki, etykiety, sygnatury, rejestry i zasady przechowywania akt.
21 tematów odpowiada na pytania o pudełka, etykiety, sygnatury, układ regałów, rejestr wypożyczeń i ochronę dokumentów.
Poradnik
Pudła archiwizacyjne zbiorcze czy pojedyncze – które wybrać?
Porównamy pudła zbiorcze i pojedyncze pod kątem miejsca, ciężaru, dostępu do dokumentów oraz wygody przenoszenia archiwum.
Poradnik
Jak dobrać szerokość pudła do segregatorów, teczek i rodzaju akt?
Wyjaśnimy, jak dobrać szerokość pudła do segregatorów, teczek i luźnych akt, aby nie deformować dokumentów i dobrze wykorzystać półki.
W przygotowaniu
Które informacje powinny znaleźć się na etykiecie archiwalnej?
Podpowiemy, jakie dane umieścić na etykiecie: dział, rok, zakres spraw, sygnaturę, termin przechowywania i numer miejsca.
Poradnik
Chronologicznie, alfabetycznie czy według spraw – jaki układ jest najlepszy?
Porównamy układ chronologiczny, alfabetyczny i według spraw, wskazując, który lepiej działa przy różnych typach dokumentów.
Poradnik
Jak stworzyć prostą sygnaturę dokumentów bez specjalnego programu?
Pokażemy prosty system sygnatur bez programu: skróty działów, lata, numery pudeł i zasady, które łatwo utrzymać w zespole.
W przygotowaniu
Regały metalowe czy drewniane – co sprawdzi się w archiwum firmowym?
Omówimy regały metalowe i drewniane pod kątem nośności, stabilności, wilgotności pomieszczenia i bezpieczeństwa ciężkich pudeł.
W przygotowaniu
Jak chronić dokumenty przed wilgocią, kurzem i światłem?
Wyjaśnimy, jak chronić akta przed kurzem, wilgocią i światłem oraz kiedy użyć pudeł, przekładek, szaf lub lepszej wentylacji.
W przygotowaniu
Które dokumenty przechowywać w teczkach, a które w segregatorach?
Podpowiemy, kiedy lepsze są teczki, a kiedy segregatory, biorąc pod uwagę częstotliwość dostępu, objętość akt i opis grzbietu.
Poradnik
Jak prowadzić rejestr wypożyczeń dokumentów z archiwum?
Pokażemy prosty rejestr wypożyczeń: kto pobrał dokument, kiedy, z którego pudełka i jak potwierdzić zwrot do archiwum.
Poradnik
Kiedy dokumenty można zniszczyć, a kiedy trzeba je nadal przechowywać?
Omówimy, jak podejść do terminów przechowywania i niszczenia dokumentów oraz kiedy sprawdzić wymagania przed utylizacją akt.
Poradnik
Jak przygotować akta do przekazania z biura do archiwum?
Przygotujemy listę czynności przed przekazaniem akt: uporządkowanie, opis, spis zawartości, usunięcie duplikatów i wybór pudeł.
W przygotowaniu
Najczęstsze błędy przy opisywaniu pudeł i teczek archiwalnych
Zbierzemy błędy w opisach pudeł i teczek: skróty bez wyjaśnienia, brak dat, nieczytelne etykiety i mieszanie różnych spraw.
Poradnik
Jak oszacować liczbę pudeł i miejsce potrzebne na rok dokumentów?
Pokażemy, jak oszacować liczbę pudeł na podstawie bieżących segregatorów, rocznego przyrostu dokumentów i zapasu miejsca.
Poradnik
Jak rozdzielić archiwum bieżące od dokumentacji długoterminowej?
Wyjaśnimy, jak oddzielić dokumenty często używane od długoterminowych, aby biuro nie mieszało pracy bieżącej z archiwum.
Poradnik
Czy warto stosować kolory do oznaczania działów i lat?
Podpowiemy, kiedy kolory pomagają rozróżniać lata, działy i typy spraw, a kiedy lepiej postawić na prosty opis tekstowy.
W przygotowaniu
Jak zabezpieczyć dane osobowe w papierowym archiwum?
Omówimy zabezpieczenie danych osobowych: dostęp do regałów, zamykane szafy, rejestr pobrań i ostrożność przy niszczeniu dokumentów.
W przygotowaniu
Przeprowadzka archiwum – jak zaplanować ją bez zgubienia dokumentów?
Pokażemy, jak zaplanować przeprowadzkę archiwum: numerację pudeł, mapę regałów, kolejność transportu i kontrolę po przeniesieniu.
Poradnik
Jak stworzyć mapę regałów i półek dla pracowników?
Wyjaśnimy, jak stworzyć prostą mapę regałów i półek, żeby nowy pracownik potrafił szybko znaleźć właściwe pudło lub rocznik.
Poradnik
Co sprawdzać podczas corocznego przeglądu archiwum?
Przygotujemy zakres corocznego przeglądu: zgodność opisów, stan pudeł, kompletność rejestru, wilgoć, kurz i dokumenty do zniszczenia.
Poradnik
Lista wyposażenia małego archiwum firmowego – od pudeł po niszczarkę
Ułożymy listę wyposażenia małego archiwum: pudła, teczki, etykiety, marker, regał, rejestr wypożyczeń i niszczarkę.