Jak przygotować akta do przekazania z biura do archiwum?
Akta przeznaczone do przekazania z biura do archiwum należy najpierw zamknąć merytorycznie, podzielić na kompletne teczki, uporządkować zgodnie z przyjętym układem, opisać oraz ująć w ewidencji przekazania. Dopiero po sprawdzeniu zgodności teczek ze spisem można zapakować dokumentację i przekazać ją archiwiście lub osobie odpowiedzialnej za archiwum.
Najbezpieczniejsza kolejność to: ustalenie dokumentacji przeznaczonej do przekazania, sprawdzenie kompletności spraw, nadanie właściwego układu, usunięcie zbędnych duplikatów, opisanie teczek, przygotowanie spisu zdawczo-odbiorczego, kontrola zgodności oraz zapakowanie akt. Szczegółowe oznaczenia, liczbę egzemplarzy spisu i sposób porządkowania zawsze trzeba dostosować do instrukcji obowiązującej w danej organizacji.
Od czego zacząć przygotowanie akt do archiwum?
Przekazanie dokumentów do archiwum nie powinno polegać na przeniesieniu zawartości szaf do przypadkowych pudeł. Archiwum musi otrzymać dokumentację, którą można zidentyfikować, przypisać do właściwej komórki organizacyjnej, odnaleźć w ewidencji i bezpiecznie przechowywać przez wymagany okres.
Zacznij od sprawdzenia zasad obowiązujących w organizacji. W urzędach i innych jednostkach objętych przepisami kancelaryjno-archiwalnymi podstawą postępowania są między innymi instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcja archiwalna. W przedsiębiorstwie sposób przekazywania dokumentacji może wynikać z wewnętrznej procedury, polityki retencji, wymagań prawnych dotyczących danego rodzaju dokumentów albo umowy z zewnętrzną firmą przechowującą akta.
Nie należy bezpośrednio przenosić rozwiązań z instrukcji innej instytucji. Nawet jeśli wzór opisu teczki lub spisu wygląda podobnie, mogą różnić się oznaczenia kategorii, liczba wymaganych egzemplarzy, terminy przekazywania i zasady wydzielania dokumentacji. Przed rozpoczęciem prac ustal więc z archiwistą lub osobą odpowiedzialną za dokumentację cztery kwestie: jakie roczniki można przekazać, według jakiego wykazu klasyfikować akta, jak opisywać jednostki archiwalne oraz w jakiej postaci przygotować ewidencję.
Jak ustalić, które akta są gotowe do przekazania?
Do archiwum powinny trafiać przede wszystkim sprawy zakończone, które nie są już potrzebne w codziennej obsłudze komórki organizacyjnej. Sam wiek dokumentu nie przesądza jednak o gotowości do przekazania. Trzeba sprawdzić, czy postępowanie faktycznie się zakończyło, dokumentacja jest kompletna, a teczka nie jest nadal regularnie uzupełniana.
Przegląd najlepiej prowadzić partiami: według działu, symbolu klasyfikacyjnego, rodzaju dokumentacji albo roku zakończenia spraw. Ogranicza to ryzyko wymieszania teczek należących do różnych komórek i ułatwia późniejsze sporządzenie spisu.
| Co sprawdzić | Pytanie kontrolne | Działanie w razie problemu |
|---|---|---|
| Zakończenie spraw | Czy dokumentacja dotyczy spraw już zamkniętych? | Pozostaw aktywne sprawy w biurze albo wydziel je do osobnej teczki. |
| Kompletność | Czy w teczce znajdują się wszystkie dokumenty należące do sprawy? | Uzupełnij braki lub odnotuj je zgodnie z procedurą organizacji. |
| Klasyfikacja | Czy teczka ma właściwy symbol i kategorię archiwalną? | Zweryfikuj oznaczenie w obowiązującym wykazie akt. |
| Zakres dat | Czy daty na opisie odpowiadają rzeczywistej zawartości? | Sprawdź pierwszy i ostatni dokument, nie opieraj się wyłącznie na nazwie folderu. |
| Odpowiedzialność | Czy wiadomo, która komórka wytworzyła lub zgromadziła dokumentację? | Wyjaśnij pochodzenie akt przed wpisaniem ich do ewidencji. |
Nie łącz w jednej teczce akt tylko dlatego, że mają zbliżone daty lub dotyczą tego samego kontrahenta. Podstawą łączenia powinien być przyjęty system klasyfikacji i zakres rzeczowy. Jeżeli teczka obejmuje kilka lat, ustal, czy jest to dopuszczalne dla danego rodzaju dokumentacji.
Jak uporządkować zawartość teczek?
Układ dokumentów powinien odzwierciedlać sposób prowadzenia spraw i umożliwiać późniejsze odtworzenie ich przebiegu. W zależności od rodzaju akt może to być układ według spraw, numerów ewidencyjnych, dat, nazwisk, kontrahentów lub innych oznaczeń przewidzianych w procedurze. Nie należy zmieniać poprawnego układu tylko po to, aby dokumenty wyglądały bardziej jednolicie.
1. Oddziel poszczególne sprawy i rodzaje dokumentacji
Najpierw rozdziel dokumenty, które trafiły do niewłaściwych segregatorów lub teczek. Sprawdź oznaczenia spraw, daty, nazwy jednostek organizacyjnych i temat dokumentacji. Luźnych kartek nie przypisuj na podstawie domysłu. Jeżeli nie można jednoznacznie ustalić ich miejsca, skonsultuj je z pracownikiem prowadzącym sprawę lub archiwistą.
2. Usuń materiały, które nie powinny tworzyć akt sprawy
Z teczek można wydzielić zbędne egzemplarze robocze, nadmiarowe kopie i materiały pomocnicze, jeżeli wewnętrzne zasady pozwalają uznać je za dokumentację niearchiwalną. Nie usuwaj jednak podpisanych dokumentów, załączników, potwierdzeń ani kopii pełniących funkcję dowodową tylko dlatego, że podobny plik istnieje w systemie elektronicznym.
Każda decyzja o usunięciu dokumentu powinna wynikać z jego funkcji i przyjętych zasad zarządzania dokumentacją. Porządkowania teczek nie należy łączyć z samodzielnym brakowaniem akt, których okres przechowywania już minął. Brakowanie jest odrębnym, udokumentowanym procesem.
3. Nadaj dokumentom właściwą kolejność
Jeżeli procedura wymaga porządku chronologicznego, stosuj go konsekwentnie w całej teczce. Ustal również, czy najstarszy dokument ma znajdować się na początku, czy na końcu jednostki. Przy aktach prowadzonych według spraw ważniejsze od prostego układu dat może być zachowanie kolejności numerów spraw wraz z należącymi do nich pismami.
Dokumentów wielkoformatowych, fotografii, nośników danych i materiałów wymagających szczególnego zabezpieczenia nie wciskaj między zwykłe kartki. Ich sposób przechowywania należy uzgodnić z archiwum, zachowując w teczce informację pozwalającą powiązać wydzielony element z właściwą sprawą.
4. Podziel zbyt obszerne teczki na tomy
Przepełniona teczka utrudnia korzystanie z akt i może prowadzić do zaginania lub wypadania dokumentów. Jeżeli jednostka jest za gruba dla zastosowanego opakowania, podziel ją na kolejno oznaczone tomy bez zmiany symbolu klasyfikacyjnego i tytułu. Zakres dat albo numerów spraw powinien pozwalać odróżnić poszczególne części.
Nie przyjmuj jednego limitu grubości jako zasady obowiązującej każdą organizację. Niektóre instrukcje instytucjonalne wskazują na przykład teczki o grubości do 5 cm, ale wiążące wymaganie należy odczytać z własnej instrukcji lub uzgodnić z archiwistą.
Co zrobić ze zszywkami, koszulkami i elementami spinającymi?
Sposób technicznego przygotowania akt zależy od czasu przechowywania, rodzaju dokumentacji i wymagań archiwum. Nie zakładaj, że wszystkie materiały używane podczas bieżącej pracy mogą pozostać w jednostce archiwalnej. Metalowe zszywki, spinacze, gumki, foliowe przekładki i koszulki mogą być traktowane odmiennie w różnych procedurach.
Przed masowym usuwaniem elementów spinających ustal wymagania z odbiorcą akt. Dokumenty powinny po uporządkowaniu zachować kolejność i nie przemieszczać się podczas przenoszenia. Klipsy archiwizacyjne mogą pomóc w zebraniu uporządkowanego pliku, jeżeli ich stosowanie jest zgodne z przyjętą metodą przygotowania teczek. Koszulki warto wykorzystywać tylko tam, gdzie są dopuszczone i rzeczywiście oddzielają materiał wymagający takiego zabezpieczenia. Nie powinny zastępować prawidłowej klasyfikacji ani opisu.
Dokumenty trzeba również obejrzeć pod kątem uszkodzeń, zabrudzeń i wilgoci. Zawilgoconych lub noszących ślady rozwoju mikroorganizmów materiałów nie należy zamykać razem z pozostałymi aktami. Taką sytuację trzeba zgłosić osobie odpowiedzialnej za archiwum i zabezpieczyć dokumenty zgodnie z otrzymanymi zaleceniami.
Jak prawidłowo opisać teczkę?
Opis teczki powinien jednoznacznie odpowiadać jej zawartości oraz zapisowi w ewidencji. Nie wystarczą ogólne tytuły, takie jak „różne”, „korespondencja” albo „dokumenty 2025”. Osoba, która nie uczestniczyła w prowadzeniu spraw, powinna na podstawie opisu rozpoznać zakres akt.
Zakres danych zależy od instrukcji organizacji, ale zwykle opis obejmuje nazwę jednostki i komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny, kategorię archiwalną, rzeczowy tytuł teczki, roczne daty skrajne, numer tomu oraz oznaczenie wynikające z ewidencji. Dodatkowe elementy mogą być wymagane dla materiałów archiwalnych lub określonych rodzajów dokumentacji.
- Nazwa komórki powinna wskazywać jednostkę odpowiedzialną za wytworzenie lub zgromadzenie akt.
- Symbol klasyfikacyjny musi odpowiadać pozycji w wykazie akt stosowanym w okresie powstawania dokumentacji.
- Tytuł powinien opisywać rzeczywistą zawartość, a nie nazwę mebla lub segregatora, w którym przechowywano dokumenty.
- Daty skrajne wynikają z najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu należącego do jednostki.
- Numer tomu jest potrzebny, gdy dokumentację o tym samym symbolu i tytule podzielono na kilka części.
Etykieta powinna być czytelna po ustawieniu teczki lub pudła na regale. Kolory można stosować pomocniczo, na przykład do rozróżniania działów albo roczników, ale nie mogą być jedynym nośnikiem informacji. Oznaczenia tekstowe i ewidencyjne pozostają podstawą identyfikacji.
Jak przygotować spis zdawczo-odbiorczy?
Spis zdawczo-odbiorczy łączy dokumentację fizyczną z ewidencją archiwum. Powinien zostać przygotowany po uporządkowaniu i opisaniu teczek, ponieważ dopiero wtedy można wpisać ich ostateczne tytuły, daty i liczbę tomów.
Każda pozycja spisu musi odpowiadać konkretnej jednostce przekazywanej do archiwum. Kolejność teczek w partii warto dostosować do kolejności pozycji w dokumencie. Ułatwia to kontrolę i skraca czas odbioru. Jeżeli archiwum wymaga wersji elektronicznej, należy użyć wskazanego formatu i nie zmieniać samodzielnie struktury formularza.
Przed zatwierdzeniem porównaj spis z teczkami pozycja po pozycji. Sprawdź symbole, tytuły, daty, kategorie, numery tomów oraz liczbę jednostek. Liczbę egzemplarzy spisu, sposób jego podpisania i tryb nadania sygnatur archiwalnych określa instrukcja odbiorcy. W niektórych instytucjach sygnaturę nanosi archiwum dopiero po przyjęciu i zarejestrowaniu spisu, dlatego komórka przekazująca nie powinna tworzyć jej samodzielnie.
Jak zapakować akta do przekazania?
Pakowanie jest ostatnim etapem, a nie sposobem na zastąpienie porządkowania. Do pudeł powinny trafiać wyłącznie teczki sprawdzone i ujęte w ewidencji. Szerokość opakowania trzeba dopasować do objętości akt tak, aby dokumentacja nie była ściskana, ale też nie przewracała się podczas przenoszenia.
W jednym pudle najlepiej umieszczać teczki tworzące logiczną i łatwą do zidentyfikowania partię, na przykład pochodzące z tej samej komórki i ujęte obok siebie w spisie. Nie mieszaj przypadkowych roczników lub kategorii tylko po to, aby wypełnić wolną przestrzeń. Na opakowaniu umieść oznaczenie zgodne z ewidencją i zakresem zawartości, ale nie zastępuj nim opisów poszczególnych teczek.
Przed transportem ustal miejsce odbioru, termin, osobę przyjmującą i sposób zabezpieczenia dokumentacji zawierającej dane osobowe lub informacje objęte ograniczeniami dostępu. Pudła powinny być zamknięte i przenoszone w sposób ograniczający dostęp osób nieupoważnionych. Nie pozostawiaj ich bez nadzoru na korytarzu, przy windzie ani w ogólnodostępnym pomieszczeniu.
Przekazanie akt krok po kroku
- Uzgodnij zakres przekazania. Potwierdź z archiwum roczniki, rodzaje dokumentacji, termin oraz wymagane formularze.
- Wydziel sprawy zakończone. Oddziel je od dokumentacji nadal potrzebnej do bieżącej pracy.
- Zweryfikuj klasyfikację. Sprawdź symbole, kategorie archiwalne i okresy obowiązywania wykazu akt.
- Skontroluj kompletność. Połącz dokumenty należące do tych samych spraw i wyjaśnij zauważone braki.
- Uporządkuj zawartość. Zastosuj układ właściwy dla danego rodzaju dokumentacji.
- Podziel zbyt grube jednostki. Utwórz kolejno oznaczone tomy, jeżeli wymaga tego objętość akt.
- Opisz teczki. Wprowadź dane wymagane przez instrukcję i zgodne z faktyczną zawartością.
- Sporządź spis. Zachowaj taką samą kolejność pozycji i jednostek fizycznych.
- Wykonaj kontrolę krzyżową. Najlepiej, aby spis i teczki sprawdziła osoba, która nie przygotowywała pierwszej wersji.
- Zapakuj i przekaż dokumentację. Odbierz potwierdzenie przyjęcia oraz zachowaj egzemplarz ewidencji zgodnie z procedurą.
Najczęstsze błędy przy przygotowaniu akt
- przekazywanie segregatorów bez sprawdzenia, czy znajdują się w nich wyłącznie sprawy zakończone;
- mieszanie dokumentacji różnych komórek, klas lub kategorii archiwalnych;
- stosowanie ogólnych tytułów, które nie opisują zawartości teczki;
- przepisywanie dat z etykiety bez sprawdzenia pierwszego i ostatniego dokumentu;
- samodzielne usuwanie akt uznanych za niepotrzebne bez właściwej procedury brakowania;
- nadawanie sygnatur archiwalnych bez uzgodnienia z archiwum;
- przepełnianie teczek i pudeł oraz wciskanie dokumentów do zbyt wąskich opakowań;
- niezgodność liczby teczek, tomów lub tytułów z pozycjami spisu;
- traktowanie koloru etykiety jako jedynego sposobu identyfikacji;
- pozostawienie pudeł z dokumentami w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych.
Checklista przed odbiorem akt przez archiwum
- Sprawy objęte przekazaniem są zakończone.
- Zakres przekazania został uzgodniony z archiwum.
- Każda teczka ma potwierdzony symbol i kategorię archiwalną.
- Zawartość jest kompletna i uporządkowana według jednej zasady.
- Zbędne kopie usunięto tylko wtedy, gdy pozwala na to procedura.
- Obszerne teczki podzielono na prawidłowo opisane tomy.
- Tytuły i daty skrajne odpowiadają rzeczywistej zawartości.
- Spis zdawczo-odbiorczy jest zgodny z kolejnością przekazywanych jednostek.
- Nie nadano samodzielnie oznaczeń zastrzeżonych dla archiwum.
- Teczki i pudła są czytelnie opisane oraz bezpiecznie zamknięte.
- Ustalono osobę, termin i miejsce odbioru dokumentacji.
- Po przekazaniu zostanie zachowane potwierdzenie przyjęcia akt.
Powiązane poradniki
Produkty polecane
Porządkowanie i kompletowanie akt
Klipsy archiwizacyjne pomagają zebrać dokumenty należące do jednej sprawy i ograniczyć ich przemieszczanie przed umieszczeniem akt w opakowaniu zbiorczym. Dobierz rozwiązanie do grubości uporządkowanego pliku.
Zabezpieczenie pojedynczych dokumentów
Koszulki na dokumenty mogą służyć do oddzielenia wybranych materiałów od pozostałych akt oraz utrzymania porządku w przygotowywanej dokumentacji. Wybierz format i rodzaj koszulki odpowiedni do przechowywanych dokumentów.
Pakowanie akt do archiwum
Pudła archiwizacyjne pozwalają zebrać uporządkowane dokumenty w opakowania zbiorcze przygotowane do przekazania i dalszego przechowywania. Różne szerokości ułatwiają dopasowanie opakowania do objętości akt.
Opisywanie i identyfikacja zawartości
Etykiety ułatwiają czytelne oznaczenie segregatorów, teczek i opakowań z aktami. Informacje na etykiecie powinny odpowiadać przyjętemu w biurze sposobowi ewidencjonowania i odkładania dokumentacji.
Etykiety grzbietowe do segregatorów Esselte 50 mm, biały 10 szt.
Symbol: 031689
Zobacz produkt
Etykiety grzbietowe do segregatorów Esselte 75 mm, biały 10 szt.
Symbol: 031688
Zobacz produkt
Etykiety adresowe Avery Zweckform w rolce do drukarek termicznych; 260 etyk./2rolki; 28 x 89 mm, trwałe, białe
Symbol: AS0722370ZF
Zobacz produktNajczęściej zadawane pytania
Czy wszystkie dokumenty trzeba uporządkować chronologicznie?
Nie. Układ powinien wynikać z rodzaju dokumentacji i zasad obowiązujących w organizacji. Akta spraw mogą być porządkowane według numerów spraw, dokumentacja osobowa według nazwisk, a rejestry według numerów wpisów. Chronologia jest właściwa tylko wtedy, gdy przewiduje ją procedura lub charakter dokumentów.
Czy przed przekazaniem akt można usunąć duplikaty?
Można wydzielić oczywiście zbędne kopie robocze wyłącznie wtedy, gdy pozwalają na to zasady zarządzania dokumentacją i kopie nie pełnią funkcji dowodowej. Nie należy samodzielnie usuwać podpisanych dokumentów, załączników ani całych spraw. Brakowanie dokumentacji jest odrębną procedurą.
Kto nadaje sygnaturę archiwalną teczce?
Zależy to od instrukcji obowiązującej w danej organizacji. Często sygnatura jest nadawana przez archiwum po zarejestrowaniu spisu zdawczo-odbiorczego. Komórka przekazująca nie powinna tworzyć własnych sygnatur bez wcześniejszego uzgodnienia.
Czy segregatory można przekazać bezpośrednio do archiwum?
Tylko jeśli archiwum dopuszcza taką formę przechowywania. Niektóre procedury wymagają przełożenia akt do opisanych teczek, podzielenia zbyt grubych jednostek oraz usunięcia określonych elementów metalowych lub plastikowych. Formę opakowania trzeba ustalić przed przygotowaniem większej partii.
Co zrobić, gdy spis nie zgadza się z liczbą teczek?
Nie należy przekazywać partii do czasu wyjaśnienia różnicy. Trzeba ponownie porównać pozycje spisu z opisami teczek, sprawdzić liczbę tomów oraz ustalić, czy jednostka nie została pominięta, wpisana podwójnie albo dołączona do niewłaściwej partii.
Najpierw zgodność i ewidencja, dopiero potem pakowanie
Dobrze przygotowane akta można zidentyfikować bez otwierania każdego pudła, a każda teczka ma odpowiednik w spisie zdawczo-odbiorczym. Najważniejsze jest zachowanie zgodności z instrukcją organizacji: potwierdzenie klasyfikacji, kompletności, układu, opisu oraz sposobu nadawania oznaczeń.
Przed zakupem materiałów do pakowania warto oszacować liczbę i objętość teczek oraz uzgodnić z archiwum dopuszczony sposób ich zabezpieczenia. Klipsy, koszulki, pudła i etykiety powinny wspierać przyjęty system ewidencji, a nie zastępować merytoryczne uporządkowanie dokumentacji.
Zobacz ofertę A-Z Biuro
Przed zakupem sprawdź aktualną specyfikację, dostępność i wariant produktu.
Zobacz akcesoria do archiwizacji