Kiedy dokumenty można zniszczyć, a kiedy trzeba je nadal przechowywać?
Dokument można przeznaczyć do zniszczenia dopiero wtedy, gdy upłynął właściwy okres przechowywania, zakończyły się związane z nim sprawy, kontrole i rozliczenia, a firma nie potrzebuje go już jako dowodu. Sam wiek dokumentu nie wystarcza. Przed usunięciem trzeba ustalić jego rodzaj, podstawę retencji, datę rozpoczęcia biegu terminu oraz to, czy nie wystąpiło zdarzenie wymagające dalszego przechowywania.
Nie niszcz dokumentów wyłącznie dlatego, że minęło pięć lub dziesięć lat od ich wystawienia. Najpierw zaklasyfikuj dokument, oblicz termin według właściwych przepisów, sprawdź trwające umowy, rozliczenia, spory i kontrole, a następnie zatwierdź brakowanie. Dla tego samego dokumentu mogą obowiązywać równolegle terminy rachunkowe, podatkowe i dowodowe. Dokumenty zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji. Materiały archiwalne i dokumentacja jednostek objętych szczególnymi regulacjami wymagają natomiast zastosowania właściwych kategorii archiwalnych oraz procedur brakowania.
Najważniejsza zasada: nie istnieje jeden termin dla wszystkich dokumentów
Okres przechowywania zależy od tego, czym dokument jest, jakiej sprawy dotyczy i na jakiej podstawie został utworzony. Inne reguły dotyczą ksiąg rachunkowych, inne dokumentacji podatkowej i akt osobowych pracowników, a jeszcze inne korespondencji handlowej, materiałów rekrutacyjnych czy dokumentacji związanej z trwającym sporem.
Dlatego decyzja o zniszczeniu nie powinna zaczynać się od pytania: „Ile lat ma ten segregator?”. Właściwe pytanie brzmi: „Jaki obowiązek, cel albo interes dowodowy uzasadnia dalsze przechowywanie dokumentów znajdujących się w tym zbiorze?”. Dopiero po udzieleniu odpowiedzi można prawidłowo ustalić termin brakowania.
W praktyce firmowej warto rozdzielić trzy pojęcia. Okres ustawowy wynika z przepisów dotyczących określonej dokumentacji. Okres dowodowy uwzględnia możliwość dochodzenia roszczeń, obrony przed nimi, reklamacji lub kontroli. Okres operacyjny oznacza czas, przez który dokument jest rzeczywiście potrzebny do prowadzenia bieżącej sprawy. Do zniszczenia można przystąpić dopiero wtedy, gdy żadna z tych podstaw nie wymaga dalszej retencji.
Jakie dokumenty wymagają szczególnej ostrożności?
Dokumentacja rachunkowa
Ustawa o rachunkowości określa minimalne okresy przechowywania poszczególnych zbiorów. Księgi rachunkowe przechowuje się przez co najmniej pięć lat. Co najmniej pięcioletni okres dotyczy również zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych, przy czym termin liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zatwierdzono.
Szczególna reguła dotyczy dowodów księgowych odnoszących się między innymi do wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń oraz postępowań. Pięcioletni okres przechowywania liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone albo przedawnione. Nie oznacza to zatem, że dokument można usunąć bezpośrednio po zakończeniu umowy lub spłacie zobowiązania.
Oddzielnie trzeba ocenić terminy dochodzenia roszczeń i inne podstawy dowodowe. Jeżeli spór, rozliczenie albo postępowanie nie zostały ostatecznie zakończone, dokumentacja może nadal być potrzebna niezależnie od wieku pojedynczego dowodu.
Dokumentacja podatkowa
Dokumentów podatkowych nie należy utożsamiać z dokumentacją rachunkową, nawet jeśli ta sama faktura lub ewidencja służy obu celom. Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty trzeba co do zasady przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że przepisy szczególne wymagają dłuższej retencji.
Ogólna reguła przedawnienia wynosi pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie jest to ta sama metoda liczenia co pięcioletni okres wynikający z ustawy o rachunkowości. Przed zniszczeniem faktur, deklaracji, ewidencji i dowodów związanych z rozliczeniem trzeba ustalić termin płatności właściwego podatku, a nie tylko datę wystawienia dokumentu lub rok ujęcia go w księgach.
Bieg przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany w przypadkach określonych przepisami, co przesuwa możliwą datę zniszczenia dokumentacji. Znaczenie mogą mieć również korekty, rozliczenia obejmujące kolejne okresy oraz przepisy szczególne dotyczące konkretnego podatku. Dlatego przed brakowaniem należy potwierdzić nie tylko upływ podstawowych pięciu lat, lecz także brak zdarzeń wpływających na bieg terminu.
Dokumentacja pracownicza
W przypadku akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji dotyczącej stosunku pracy termin zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy. Poszczególnych grup nie należy łączyć podczas wyznaczania daty brakowania.
- Stosunek pracy nawiązany przed 1 stycznia 1999 roku: dokumentację przechowuje się co do zasady przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.
- Stosunek pracy nawiązany od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku: zasadniczo obowiązuje okres 50-letni. Skrócenie do 10 lat wymaga skutecznego przeprowadzenia właściwej procedury raportowej, obejmującej złożenie wymaganych dokumentów do ZUS. W takim przypadku dziesięcioletni okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport informacyjny. Nie należy stosować tu automatycznie reguły liczonej od końca roku ustania zatrudnienia.
- Stosunek pracy nawiązany od 1 stycznia 2019 roku: dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz zasadniczo przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Bez skutecznego spełnienia warunków skrócenia dla zatrudnienia rozpoczętego w latach 1999–2018 pozostaje okres 50-letni. Trzeba również uwzględnić sytuacje, w których przepisy wymagają wydłużenia retencji, na przykład w związku z postępowaniem mogącym wpływać na treść dokumentacji.
Dokumenty zawierające dane osobowe
RODO nie wprowadza jednego, uniwersalnego terminu przechowywania wszystkich danych osobowych. Obowiązuje zasada ograniczenia przechowywania: dane pozwalające zidentyfikować osobę nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego je zebrano. Jeżeli konkretny termin wynika z innych przepisów, administrator powinien go uwzględnić. Gdy prawo nie wyznacza okresu, firma musi samodzielnie przyjąć uzasadnione kryteria retencji.
Nie oznacza to, że każdy dokument z danymi osobowymi trzeba usunąć natychmiast po zakończeniu bezpośredniej współpracy. Dalsze przechowywanie może być uzasadnione obowiązkiem prawnym albo potrzebą ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jednocześnie samo stwierdzenie, że informacje „mogą się kiedyś przydać”, nie powinno prowadzić do bezterminowego gromadzenia papierowych i elektronicznych kopii.
Umowy, protokoły i dokumenty związane z roszczeniami
Podpisanej umowy nie należy niszczyć tylko dlatego, że zakończył się okres jej wykonywania. Znaczenie mogą mieć gwarancje, rękojmia, rozliczenia końcowe, obowiązki poufności, zabezpieczenia, reklamacje, aneksy oraz możliwość powstania sporu. Razem z umową warto przechowywać dokumenty pokazujące sposób jej zawarcia i wykonania: uzgodnienia, zamówienia, protokoły odbioru, potwierdzenia zapłaty i istotną korespondencję.
Jeżeli sprawa jest przedmiotem kontroli, postępowania sądowego, podatkowego, administracyjnego albo wewnętrznego wyjaśniania, powiązanych dokumentów nie należy niszczyć, nawet gdy standardowy termin retencji pozornie już minął. W organizacji powinna istnieć możliwość wstrzymania planowego brakowania dla oznaczonego zbioru.
Porównanie podstawowych zasad retencji
| Rodzaj dokumentacji | Podstawowa reguła | Co sprawdzić przed zniszczeniem? |
|---|---|---|
| Księgi rachunkowe | Co najmniej 5 lat według zasad obliczania terminu określonych w ustawie o rachunkowości | Czy rok został zamknięty oraz czy dokumenty nie są potrzebne do kontroli, korekt lub postępowania |
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | Co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie | Datę zatwierdzenia, a nie wyłącznie rok, którego sprawozdanie dotyczy |
| Dowody księgowe dotyczące umów, kredytów, pożyczek, roszczeń i postępowań | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowania ostatecznie zakończono, spłacono, rozliczono albo przedawniono | Aneksy, spory, zabezpieczenia, reklamacje, nierozliczone zobowiązania i odrębne terminy dochodzenia roszczeń |
| Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty | Co do zasady do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego; ogólny termin wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku | Termin płatności podatku, przepisy szczególne oraz zdarzenia zawieszające albo przerywające bieg przedawnienia |
| Dokumentacja pracownicza – zatrudnienie przed 1999 rokiem | Co do zasady 50 lat od ustania stosunku pracy | Datę nawiązania i ustania stosunku pracy oraz ewentualne podstawy wydłużenia retencji |
| Dokumentacja pracownicza – zatrudnienie w latach 1999–2018 | Zasadniczo 50 lat; po skutecznym przeprowadzeniu procedury raportowej 10 lat od końca roku, w którym złożono raport informacyjny | Czy wymagane dokumenty do ZUS zostały prawidłowo złożone i czy skrócenie rzeczywiście objęło danego pracownika |
| Dokumentacja pracownicza – zatrudnienie od 2019 roku | Przez okres zatrudnienia i zasadniczo 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał | Datę ustania stosunku pracy i okoliczności wymagające dłuższego przechowywania |
| Dokumenty z danymi osobowymi bez szczególnego terminu ustawowego | Do zakończenia celu przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i uzasadnionej ochrony roszczeń | Czy cel nadal istnieje i czy zakres danych pozostaje niezbędny |
| Kopie robocze i duplikaty | Zwykle krócej niż dokument główny, jeżeli nie pełnią samodzielnej funkcji dowodowej | Czy istnieje kompletna wersja właściwa oraz czy kopia nie zawiera unikalnych adnotacji |
Tabela pokazuje podstawowe reguły, a nie gotowy kalendarz dla każdej organizacji. Szczegółowe wymagania mogą wynikać z przepisów branżowych, rodzaju działalności, zawartych umów, finansowania projektu lub zasad obowiązujących podmioty publiczne. Jeden dokument może również podlegać kilku podstawom retencji jednocześnie. Przed zatwierdzeniem instrukcji kancelaryjnej lub polityki retencji warto zweryfikować obowiązki właściwe dla konkretnej firmy.
Kiedy zwykła retencja nie wystarcza?
Ten poradnik opisuje przede wszystkim typową dokumentację przedsiębiorstwa: księgową, podatkową, pracowniczą, umowną i operacyjną. Nie należy traktować przedstawionego procesu jako uniwersalnej procedury dla materiałów archiwalnych ani dla każdej jednostki publicznej lub innego podmiotu objętego szczególnymi przepisami archiwalnymi.
Materiałów archiwalnych nie wolno niszczyć po zwykłym upływie terminu retencji. Są one przeznaczone do trwałego zachowania. W jednostkach stosujących wykazy akt znaczenie ma przypisana dokumentacji kategoria archiwalna. Kategoria A oznacza materiały archiwalne, natomiast dokumentacja niearchiwalna może otrzymać kategorię B z okresem przechowywania albo inne właściwe oznaczenie przewidziane w obowiązującym wykazie akt. O kwalifikacji nie powinien decydować sam wiek teczki ani jej przydatność w bieżącej pracy.
Jeżeli podmiot podlega przepisom o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przed usunięciem dokumentacji trzeba zastosować obowiązującą instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną oraz właściwy wykaz akt. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może wymagać sporządzenia odpowiednich spisów, oceny archiwalnej, uzyskania zgody albo przeprowadzenia uzgodnienia z właściwym archiwum państwowym — zależnie od statusu jednostki i rodzaju dokumentacji. Dopiero zakończenie wymaganej procedury pozwala przekazać dokumenty do fizycznego zniszczenia.
Przedsiębiorstwo działające w sektorze regulowanym również powinno sprawdzić przepisy branżowe i warunki dotyczące konkretnych zbiorów. Jeśli nie jest jasne, czy dokumentacja ma wartość archiwalną albo podlega szczególnemu trybowi brakowania, należy wstrzymać zniszczenie i wyjaśnić jej status.
Jak obliczyć termin zniszczenia dokumentu krok po kroku?
- Ustal właściciela dokumentu. Określ dział lub osobę odpowiedzialną za sprawę. Archiwista albo pracownik administracyjny nie powinien samodzielnie oceniać znaczenia specjalistycznej dokumentacji bez konsultacji z księgowością, kadrami lub osobą prowadzącą umowę.
- Rozpoznaj rodzaj dokumentacji. Nie opieraj klasyfikacji wyłącznie na nazwie segregatora. Sprawdź zawartość i rozdziel akta pracownicze, księgowe, umowy, dokumenty podatkowe, materiały operacyjne oraz kopie pomocnicze.
- Sprawdź status archiwalny. Ustal, czy podmiot albo dokumentacja podlega przepisom archiwalnym, właściwemu wykazowi akt, kategorii archiwalnej lub szczególnej procedurze brakowania. Materiałów archiwalnych nie włączaj do zwykłej partii przeznaczonej do zniszczenia.
- Znajdź wszystkie podstawy przechowywania. Może nimi być przepis rachunkowy lub podatkowy, umowa, obowiązek rozliczenia projektu, cel przetwarzania danych osobowych albo uzasadniona potrzeba dowodowa. Jeżeli podstaw jest kilka, dokument musi pozostać w archiwum do upływu najpóźniejszego właściwego terminu.
- Wyznacz zdarzenie rozpoczynające termin. Nie zawsze jest nim data wystawienia dokumentu. Punktem odniesienia może być początek roku następującego po właściwym roku obrotowym, koniec roku, w którym upłynął termin płatności podatku, zatwierdzenie sprawozdania, ustanie zatrudnienia, złożenie raportu informacyjnego, zakończenie umowy, spłata zobowiązania albo ostateczne zakończenie postępowania.
- Sprawdź, czy termin nie został przesunięty. Zweryfikuj kontrole, korekty, postępowania, reklamacje, trwające roszczenia oraz przewidziane prawem zdarzenia zawieszające lub przerywające bieg przedawnienia. Sama nazwa sprawy nie przesądza o skutku prawnym, dlatego trzeba ustalić jej rzeczywisty status.
- Ustal datę ponownego przeglądu. Jeżeli dokumentu nie można jeszcze usunąć, nie odkładaj go bezterminowo. Oznacz rok lub konkretną datę następnej oceny.
- Zatwierdź brakowanie. Przygotuj wykaz dokumentacji przeznaczonej do usunięcia i uzyskaj akceptację upoważnionej osoby. Jeżeli wymagają tego przepisy archiwalne, zakończ również właściwą procedurę uzgodnienia lub uzyskania zgody. Pozostaw ślad wskazujący, kto, kiedy i na jakiej podstawie podjął decyzję.
Jak zorganizować archiwum, aby nie niszczyć dokumentów za wcześnie?
Najbezpieczniejszy system oddziela dokumentację bieżącą, długoterminową i oczekującą na brakowanie. Teczki zawieszkowe mogą służyć do grupowania aktywnych spraw według pracownika, kontrahenta, rodzaju dokumentu lub roku. Zamknięte zbiory można przenosić do opisanych pudeł archiwizacyjnych, pod warunkiem że nie zostaną w nich wymieszane dokumenty o znacznie różnych terminach retencji.
Na teczce lub pudle warto umieścić nazwę zbioru, zakres dat, komórkę odpowiedzialną, kategorię dokumentacji oraz datę najbliższego przeglądu. Lepiej stosować określenie „przegląd w 2031 roku” niż „zniszczyć w 2031 roku”. Przegląd pozostawia miejsce na sprawdzenie, czy nie pojawiły się okoliczności blokujące usunięcie.
Pojedyncze dokumenty i załączniki można porządkować w koszulkach, jednak opakowanie nie powinno zastępować opisu zbioru. Sam kolor teczki albo pudła również nie wystarczy. Oznaczenia kolorystyczne mogą wspierać orientację, ale znaczenie każdego koloru musi być zapisane i zrozumiałe dla osób korzystających z archiwum.
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty po zakończeniu retencji?
Wyrzucenie całych kartek do zwykłego kosza nie jest właściwym sposobem usuwania dokumentów zawierających dane osobowe, informacje finansowe, tajemnice przedsiębiorstwa lub dane kontrahentów. Zniszczenie powinno uniemożliwiać odczytanie i praktyczne odtworzenie informacji.
Przy mniejszych ilościach dokumentów można wykorzystać odpowiednio dobraną niszczarkę. Przed rozpoczęciem pracy należy usunąć materiały, które nie są obsługiwane przez urządzenie, i nie przekraczać dopuszczalnej liczby kartek. Większe partie można przekazać wyspecjalizowanemu podmiotowi, ale zakres usługi i odpowiedzialność wykonawcy trzeba ustalić przed wydaniem dokumentacji.
Jeżeli wykonawca otrzymuje dostęp do danych osobowych i przetwarza je w imieniu administratora, należy ocenić jego rolę oraz — gdy ma to zastosowanie — zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania. Ustalenia powinny obejmować co najmniej działanie wyłącznie na udokumentowane polecenie, upoważnienie personelu i obowiązek poufności, odpowiednie zabezpieczenia, zasady zgłaszania incydentów, usunięcie pozostałości danych oraz możliwość sprawdzenia sposobu realizacji usługi. Trzeba też określić, czy i na jakich warunkach wykonawca może korzystać z dalszych podwykonawców; nieuzgodnione podpowierzenie nie powinno być dopuszczone.
Kontrola powinna obejmować cały łańcuch postępowania z dokumentami: zabezpieczone pojemniki, odbiór przez upoważnione osoby, ochronę podczas transportu, ograniczenie dostępu w miejscu niszczenia oraz uzgodniony sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji. Po wykonaniu usługi firma powinna otrzymać protokół lub certyfikat potwierdzający co najmniej datę, zakres i metodę zniszczenia, bez umieszczania w nim nadmiarowych danych osobowych. Samo zlecenie usługi na zewnątrz nie zwalnia administratora z oceny wykonawcy i zastosowanych zabezpieczeń.
Brakowanie powinno obejmować wszystkie kontrolowane kopie, jeżeli nie istnieje podstawa do ich dalszego zachowania. Usunięcie papierowego oryginału nie rozwiązuje problemu nadmiernej retencji, gdy skany nadal znajdują się na dyskach, w poczcie elektronicznej, systemach współdzielenia plików i kopiach roboczych. Jednocześnie usuwania kopii zapasowych nie zawsze można przeprowadzić natychmiast; polityka retencji powinna określać, kiedy dane znikają z cyklu backupu i jak ograniczony jest do nich dostęp.
Najczęstsze błędy przy brakowaniu dokumentów
- Liczenie terminu od daty na pierwszej stronie. W wielu przypadkach termin rozpoczyna się dopiero po zakończeniu roku, zatwierdzeniu sprawozdania, ustaniu zatrudnienia, złożeniu raportu informacyjnego albo zamknięciu sprawy.
- Uznanie terminu podatkowego i rachunkowego za tę samą regułę. Oba okresy mogą wynosić pięć lat, lecz ich punkty początkowe są różne. Trzeba je obliczyć oddzielnie.
- Przyjęcie pięciu lat jako reguły dla całego archiwum. Dokumentacja pracownicza może wymagać przechowywania przez dziesięciolecia, a dokumenty dotyczące trwających umów lub sporów nie powinny być usuwane przed ich zakończeniem.
- Potraktowanie materiałów archiwalnych jak zwykłych akt firmowych. Dokumentacji zakwalifikowanej do trwałego zachowania nie wolno niszczyć po upływie standardowego okresu retencji, a brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach objętych szczególnymi regulacjami wymaga zastosowania właściwej procedury.
- Zastosowanie jednej reguły do wszystkich akt pracowniczych. Dla zatrudnienia z lat 1999–2018 skrócenie retencji wymaga procedury raportowej, a dziesięć lat liczy się od końca roku złożenia raportu informacyjnego, nie od końca roku ustania zatrudnienia.
- Mieszanie kategorii w jednym pudle. Jedna teczka z długim okresem retencji może zablokować brakowanie całego zbioru lub zostać omyłkowo usunięta razem z dokumentami krótkoterminowymi.
- Brak właściciela merytorycznego. Osoba porządkująca magazyn nie zawsze wie, że określony dokument jest nadal potrzebny do rozliczenia inwestycji, reklamacji albo obrony roszczeń.
- Przekazanie dokumentów wykonawcy bez uregulowania ochrony danych. Sam odbiór zamkniętych pojemników nie zastępuje oceny roli wykonawcy, zasad poufności, bezpieczeństwa transportu, warunków podpowierzenia i potwierdzenia zniszczenia.
- Usuwanie papieru bez sprawdzenia kopii cyfrowych. Prowadzi to do pozornego wykonania obowiązku ograniczenia przechowywania danych.
- Bezterminowe zachowywanie wszystkiego „na wszelki wypadek”. Zwiększa koszt archiwum, utrudnia wyszukiwanie oraz podnosi ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych.
- Brak protokołu lub wykazu brakowania. Po kilku latach firma może nie być w stanie wykazać, co zniszczono, kto zatwierdził decyzję i z jakiej podstawy skorzystano.
Checklista przed zniszczeniem dokumentów
- Czy dokument został prawidłowo zaklasyfikowany?
- Czy sprawdzono, czy jednostka lub dokumentacja podlega przepisom archiwalnym, wykazowi akt, kategorii archiwalnej albo szczególnej procedurze brakowania?
- Czy wykluczono materiały archiwalne przeznaczone do trwałego zachowania?
- Czy sprawdzono oddzielnie podstawy rachunkowe, podatkowe, pracownicze i dowodowe?
- Czy znamy przepis, cel albo inną podstawę jego przechowywania?
- Czy termin został policzony od właściwego zdarzenia, a nie tylko od daty wystawienia?
- Czy w przypadku dokumentacji podatkowej sprawdzono termin płatności podatku i zdarzenia wpływające na bieg przedawnienia?
- Czy dla akt z lat 1999–2018 potwierdzono skuteczne przeprowadzenie procedury raportowej, jeżeli zastosowano okres 10-letni?
- Czy zakończyła się umowa, transakcja, reklamacja lub sprawa, której dokument dotyczy?
- Czy nie trwa kontrola, postępowanie, audyt, korekta albo spór?
- Czy dział merytoryczny potwierdził, że dokument nie jest już potrzebny?
- Czy sprawdzono szczególne przepisy branżowe i warunki umowne?
- Czy przeprowadzono wymagane uzgodnienie lub uzyskano zgodę na brakowanie, jeżeli obowiązek taki wynika ze statusu jednostki i rodzaju dokumentacji?
- Czy przygotowano wykaz lub protokół brakowania?
- Czy zniszczenie uniemożliwi odczytanie danych i informacji poufnych?
- Czy przy zleceniu usługi zewnętrznej oceniono rolę wykonawcy, potrzebę umowy powierzenia, poufność personelu, zabezpieczenie transportu i zasady korzystania z podwykonawców?
- Czy uzgodniono sposób zniszczenia oraz protokół lub certyfikat potwierdzający wykonanie usługi?
- Czy uwzględniono skany, kopie robocze, pocztę elektroniczną i inne kontrolowane duplikaty?
- Czy pozostanie zapis daty, zakresu i osoby zatwierdzającej zniszczenie?
Powiązane poradniki
Wyposażenie do przechowywania i niszczenia dokumentów
Produkty polecane
Bezpieczne niszczenie dokumentów przeznaczonych do usunięcia
Niszczarki pomagają trwale usuwać dokumenty, których okres przechowywania już minął, w tym materiały zawierające dane osobowe lub informacje poufne. Przed zniszczeniem warto upewnić się, że dokument nie jest potrzebny do celów księgowych, prawnych ani dowodowych.
Niszczarka HP oneshred 12mc, mikrościnki, p-5, 12 kart., 25l, jasnoszara
Symbol: 117430
Zobacz produkt
Niszczarka HP pro shredder 10mc, mikrościnki, p-5, 10 kart., 20l, ciemnoszara
Symbol: 117435
Zobacz produkt
Niszczarka HP pro shredder 18cc, ścinki, p-4, 18 kart., 25l, ciemnoszara
Symbol: 117439
Zobacz produktPorządkowanie dokumentów wymagających dalszego przechowywania
Teczki zawieszkowe ułatwiają grupowanie dokumentów według rodzaju, osoby, sprawy lub roku. Można w nich przechowywać akta, umowy i inne materiały, które powinny pozostać dostępne do czasu upływu właściwego okresu przechowywania.
Archiwizacja dokumentacji w pudłach
Pudła archiwizacyjne są przydatne do przechowywania zamkniętych lub rzadziej używanych zbiorów dokumentów. Warto opisywać je według okresu, rodzaju dokumentacji i planowanego terminu ponownej weryfikacji.
Pudło archiwizacyjne boxy 150 mm, pojemność 1500 kartek, biały - pojemnik do archiwizacji
Symbol: 36431
Zobacz produkt
Pudło archiwizacyjne boxy 200 mm, pojemność 2000 kartek, biały - pojemnik do archiwizacji
Symbol: 45580
Zobacz produkt
Pudło archiwizacyjne na segregatory otwierane z przodu, biały - pojemnik do archiwizacji zbiorczy
Symbol: 03025
Zobacz produktOchrona pojedynczych dokumentów i ich uporządkowanie
Koszulki na dokumenty pomagają chronić papierowe materiały i utrzymać je w uporządkowanych zestawach. Sprawdzają się przy kompletowaniu umów, rozliczeń, załączników oraz dokumentów przeznaczonych do późniejszej archiwizacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy wszystkie dokumenty księgowe można zniszczyć po pięciu latach?
Nie. Pięć lat jest minimalnym okresem dla wielu zbiorów rachunkowych, ale sposób liczenia zależy od rodzaju dokumentu. Dla dowodów dotyczących umów, kredytów, pożyczek, roszczeń i postępowań okres liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawę ostatecznie zakończono, spłacono, rozliczono lub przedawniono. Niezależnie trzeba sprawdzić termin podatkowy i inne podstawy dalszej retencji.
Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe pracownika?
Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia i zasadniczo 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Dla zatrudnienia rozpoczętego w latach 1999–2018 obowiązuje okres 50-letni, chyba że skutecznie przeprowadzono procedurę raportową; wtedy 10 lat liczy się od końca roku, w którym złożono raport informacyjny. Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1999 rokiem co do zasady obowiązuje 50 lat od ustania zatrudnienia.
Czy RODO nakazuje niszczenie dokumentów po określonej liczbie lat?
RODO nie ustala jednego terminu dla wszystkich dokumentów. Dane osobowe można przechowywać tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, wykonania obowiązku prawnego lub uzasadnionej ochrony roszczeń. Firma powinna określić terminy albo jasne kryteria retencji dla poszczególnych kategorii danych.
Czy można zniszczyć dokument, jeśli zachowano jego skan?
Tylko po sprawdzeniu, czy przepisy dopuszczają przechowywanie danego dokumentu w postaci elektronicznej i czy skan zachowuje wymaganą wiarygodność, kompletność oraz dostępność. Samo zeskanowanie papieru nie zawsze pozwala zniszczyć oryginał, zwłaszcza gdy jego forma lub podpis mogą mieć znaczenie dowodowe.
Czy firma powinna dokumentować niszczenie akt?
Tak. Wykaz lub protokół brakowania pozwala wskazać zakres zniszczonej dokumentacji, okres, którego dotyczyła, podstawę decyzji, datę oraz osoby zatwierdzające. Nie należy umieszczać w takim rejestrze więcej danych osobowych niż jest potrzebne do udokumentowania procesu.
Najpierw klasyfikacja i kontrola, dopiero potem zniszczenie
Bezpieczne brakowanie dokumentów nie polega na okresowym opróżnianiu starych segregatorów. Każdy zbiór trzeba przypisać do właściwej kategorii, ustalić początek i koniec retencji oraz sprawdzić wszystkie równoległe podstawy przechowywania. Osobno należy potwierdzić, czy dokumentacja nie jest materiałem archiwalnym i czy status jednostki nie wymaga zastosowania wykazu akt, określonej kategorii archiwalnej lub szczególnej procedury brakowania.
Jeśli istnieją wątpliwości dotyczące terminu podatkowego, raportu informacyjnego, trwającego postępowania, znaczenia dowodowego albo statusu archiwalnego dokumentu, lepiej wyznaczyć datę ponownej oceny niż podejmować nieodwracalną decyzję. Przy korzystaniu z zewnętrznej firmy niszczącej dokumenty trzeba ponadto uregulować dostęp do danych, bezpieczeństwo odbioru i transportu, zasady podpowierzenia oraz sposób potwierdzenia wykonania usługi.
W praktyce najbardziej użyteczny jest prosty plan retencji połączony z corocznym przeglądem archiwum. Dokumenty wymagające dalszego zachowania należy czytelnie opisać i uporządkować, a te zatwierdzone do usunięcia zniszczyć w sposób odpowiedni do poufności zawartych informacji. Dzięki temu firma ogranicza zarówno ryzyko przedwczesnego usunięcia dowodów, jak i ryzyko bezterminowego gromadzenia zbędnych danych.